프런트 오피스에서의 단체 고객 도착 전 준비 작업입니다!
호텔에서는 각 그룹의 도착 전, 모든 것이 준비되어 있는지 체크하는 것이 중요합니다. 이를 통해 고객에게 매끄러운 체크인 경험을 제공합니다. 다음은 그룹 고객 도착 전에 체크해야 할 항목들입니다.
- 근무 일정 조정: 그룹 도착에 따른 적절한 인력 배치를 위해 근무 일정을 준비하고, 프론트 오피스 매니저의 승인을 받습니다.
- 그룹 관련 정보 확인: 도착 예정인 그룹의 계약서 및 관련 문서를 읽고, 모든 필수 정보를 파악합니다.
- 고객 요구 사항 및 특별 요청 확인: 고객 프로필, 여행 기록, 특별 요청 사항 등을 확인하고 기록합니다.
- 도착 및 출발 시간 확인: 그룹의 정확한 도착 및 출발 시간을 확인합니다.
- 예약 및 결제 정보 검증: 그룹 예약의 날짜, 가격 코드, 객실 요금, 식사 패키지 및 기타 계약사항이 올바르게 입력되었는지 확인합니다.
- 객실 배정: 여행사 또는 회사로부터 받은 룸 리스트를 출력하여 객실 배정이 올바른지 재 확인합니다.
- 특별 요구 사항 처리: 허니문, 기념일, 생일 등 특별한 요구 사항 사항들을 기록합니다.
- 객실 상태 파악 및 알림: 필요한 추가 침대나 베이비 코트가 있을 경우 하우스키핑에 미리 알립니다.
- 환영 준비: 고객에게 제공할 그룹 환영 편지를 준비합니다. 그룹 코디네이터와 연락하여 도착 시간을 재확인합니다.
- 숙박 서비스와 커뮤니케이션: VIP 룸 배치, 그룹 환영 리셉션의 청량 음료 및 냉타올 준비를 요청하고 이를 룸 서비스에 전달합니다.
이러한 준비 과정을 통해 호텔은 단체 고객에게 최상의 환영과 서비스를 제공할 수 있습니다. 단체 고객 예약은 많은 변수와 상황이 있을 수 있으므로, 사전 준비와 확인이 중요합니다. 이 작업들은 고객들이 기대하는 매끄러운 경험을 보장하는 데 핵심적인 역할을 합니다.
