연회 세일즈 레터 정책 설정 가이드입니다!
이 매뉴얼은 호텔 내 연회 운영에서 매출 관련 서신의 체계적 관리와 고객 커뮤니케이션을 원활히 하기 위한 지침을 제공합니다. 이를 통해 고객과의 첫 접촉부터 행사 종료 후의 감사 서신까지 체계적인 관리가 가능하도록 합니다.
첫 접촉 후 소개 서신
- 첫 만남 후에는 호텔과 시설을 소개하는 서신을 영업부에서 전송합니다.
- 이 서신은 호텔 브로셔와 함께 보내질 수 있습니다.
연회 동봉 서신
- 모든 인쇄 자료를 고객에게 전달할 때 동봉하는 표준 서신입니다.
연회 표준 일반 견적서
- 새로운 잠재 고객의 요청에 따라 보내는 견적서로, 연회부의 다양한 서비스 상세 설명이 포함된 브로셔와 함께 제공됩니다.
- 이 정보 패키지는 팩스로는 발송되지 않습니다.
특정 일반 견적서
- 특정 행사(예: 회의, 결혼식, 오찬)의 상세 정보를 요청한 잠재 고객에게 발송됩니다.
- 관련된 주제에 대한 삽입 자료와 동봉 서신이 함께 전달됩니다.
- 팩스로 요청 시, 동봉 서신과 관련 삽입 자료만 우편으로 발송됩니다.
특정 견적서
- 고객의 구체적인 요청에 따라 세부 사항이 포함된 견적서를 팩스나 우편으로 발송합니다.
- 손으로 전달할 경우 연회 서류에 포함됩니다.
- 이 견적서는 고객의 서명이 접수된 후 계약으로 사용됩니다.
연회 확인 서신
- 고객에게 발송된 특정 견적서와 동일한 정보를 포함하며, 표준화된 형식으로 행사 전 모든 세부 사항을 확인합니다.
- 행사 확인을 위해 고객은 이 문서를 서명하여 반환하거나 동일한 정보를 포함한 서신을 작성해야 합니다.
감사 서신
- 행사 후 주최자에게 감사 서신을 보내야 하며, 어떤 문제 발생 시 맞춤형 서신을 작성합니다.
- 과거 행사 파일은 감사 서신이 발송된 후에만 닫힐 수 있습니다.
이 매뉴얼은 호텔 연회부의 서신 관리를 체계화하여 고객과의 의사소통을 개선하고 고객 만족도를 높이는 데 기여합니다. 또한, 신속하고 정확한 서신 관리를 통해 브랜드 이미지 향상과 고객 충성도 증대가 기대됩니다.
