성공적인 호텔 판매 계약 체결 매뉴얼입니다!
이 매뉴얼은 호텔 세일즈팀이 기업 고객과의 계약(CVGR 계약서 혹은 일반 호텔 세일즈 계약서)을 체결할 때 따라야 할 표준 절차와 문서 작성 요령을 안내하기 위해 제작되었습니다. 명확한 계약 체결 기준과 절차를 마련함으로써, 오해나 분쟁을 예방하고 신뢰 기반의 거래를 유지하는 것이 주된 목적입니다.
1. 계약 진행 표준 절차
- 고객과 계약 조건 협의
- 호텔의 표준 계약 양식에 따라 계약서 작성
- 계약서는 항목 순서에 따라 체계적으로 작성
2. CVGR 계약서에 포함되어야 할 필수 항목
- 호텔 공식 레터헤드에 출력
- 고객(담당자) 앞으로 발송
- 전문적인 인사말 작성
- 호텔 소개 문구 포함
- 호텔의 주요 서비스 및 부대시설 안내
- 객실별 기업요금(Corporate Rate) 상세기재
- 요금 적용기간(유효기간)
- 포함사항 명시 (조식, 세금, 와이파이, 공항 픽업 등)
- 추가비용 명시 (부가세, 서비스 차지 등)
- 프로모션 및 특전 사항 (예: 과일바구니, 무료 체크인 시간 연장 등)
- 예약 및 정산 지침 소개
- 신용한도(크레딧 제한) 유무 명시
- 취소 및 노쇼(No Show) 정책 상세 기재
- 예약 문의 시 연락처(예약실 이메일, 연락처 등)
- 세일즈 매니저, DOS(영업이사)의 서명, 호텔 직인 포함
- 고객사 확인 서명란 및 회사 직인 포함
3. 계약서 발송 및 보관 절차
- 세일즈팀이 계약 초안을 DOS에게 검토 요청
- 특수 계약의 경우, GM(총지배인)에게 최종 승인 요청
- 계약서 서명: 세일즈 매니저 및 DOS → 이후 고객에게 발송
- 고객의 서명 완료 후 계약서를 회계팀과 예약팀에 전달
- 계약서 스캔 후, PMS(Property Management System)에 해당 회사/여행사 프로필에 첨부
- 회계팀은 해당 회사에 AR 번호 또는 BO 번호 부여
이 매뉴얼은 특히 호텔 세일즈 업무에 처음 참여하는 주니어 직원 여러분께 실무의 흐름을 자연스럽게 익히게 해 줄 것입니다. 모든 계약은 종이 한 장처럼 보일 수 있으나, 그 안에는 호텔의 브랜드 가치와 고객과의 약속이 담겨 있다는 점을 잊지 마세요.
