소액 현금 관리 절차 가이드입니다!
소액 현금은 호텔 운영 중 발생하는 소규모 지출을 위해 사용되는 자금입니다. 본 매뉴얼의 목적은 소액 현금의 투명하고 책임감 있는 사용을 위한 규정과 절차를 명확히 하여 부정 사용을 방지하고 재무 흐름을 체계화하는 데 있습니다.
소액 현금 관리 기본 지침
- 소액 현금의 정의: 호텔 내에서 긴급하거나 소규모(20만원 또는 이에 상응하는 금액 이하)의 지출을 위해 사용되는 현금을 의미하며, 별도 회계기준으로 관리합니다.
- 운영 책임자 지정: 소액 현금 관리는 총출납담당자가 주체적으로 관리하고, 회계 책임자, 총지배인의 감독 하에 투명하게 운영되어야 합니다.
- 하우스펀드 사용 금지: 객실 프런트나 레스토랑 등 부서별 현금 보관용 계정 하우스펀드는 소액 현금 용도로 사용할 수 없습니다.
소액 현금 구매 절차
- 사용 가능 상황: 응급상황 (예: 투숙객을 위한 의약 구매, 병원 진료비 등), 고객 서비스 목적 (예: VIP 꽃다발 주문, 긴급 차량 호출비 등), 회계부서 운영시간 외 사건 대응
- 사용 한도: 건별 최대 금액: 200달러 이하 (또는 호텔 자체 기준 내에서 설정된 금액)
- 사용 승인 절차
- 직원은 사전 승인 요청서를 작성 및 부서장의 서명을 받음
- 호텔 경영위원회의 관련 책임자 승인을 득함
- 지출 완료 후 유효한 영수증 제출 및 현금 정산
- 선지급 형태의 경우, 24시간 이내에 증빙자료 및 잔액 반환 필수
소액 현금 환급(보충) 절차
- 환급 주기: 최소 월 1회 이상 전체 내역 보고 및 보충 진행
- 환급 방법: 호텔 운영 계좌에서 호텔 명의의 소액 현금 계좌로 수표 발행
- 회계 처리 절차
- 총출납 담당자는 상세한 소액 현금 분배 보고서 작성
- 계정과에 제출하여 정확한 시점에 비용 처리
- 비용 발생 월에 반드시 회계 기록 반영
문서화 및 보관
- 모든 사용 내역은 사전에 승인된 바우처와 유효한 영수증을 갖추어야 하며, 별도 폴더 또는 디지털 회계시스템 내에 정리/보관
- 담당자는 관리감독자가 요구 시 언제든 열람 가능한 상태로 유지
- 담당자 역할과 책임
- 총출납 담당자: 실 운영자, 현금 보관 및 사용기록 관리
- 부서장: 사전지출 승인 서명
- 경영진: 지출 승인 및 정책 감독
- 회계팀: 월별 환급 및 회계 시스템 반영
소액 현금 관리 절차는 단순한 현금 지출 매뉴얼을 넘어, 호텔 전체의 운영 신뢰도와 내외부 고객 만족도에 직결되는 중요한 기준입니다. 본 매뉴얼을 통해 재무 투명성 향상 및 부정 사용 예방, 감사를 대비한 체계적 자료 준비 가능, 유관 부서 간 소통라인 명확화, 예산관리 수립에 따른 계획적 자금 운용을 기대할 수 있습니다.
