하우스펀드 및 현금 감사 운영 매뉴얼입니다!
호텔 매출의 상당 부분이 현금으로 발생함에 따라 하우스펀드와 현금 감사에 대한 명확한 절차는 재무 투명성과 내부 통제 강화를 위해 필수적입니다. 이 매뉴얼은 호텔 내 현금 취급, 하우스펀드 발행 및 감사 절차를 표준화하는 데 목적이 있습니다.
1. 하우스펀드의 발행 및 계약 절차
- 하우스펀드를 지급받는 직원은 사전에 인사부를 통한 신원 조회를 완료해야 함
- 하우스펀드 수령 시 하우스펀드 계약서를 작성하고 서명함
- 본 계약서는 총지배인 및 재무담당자의 승인을 요함
- 계약 내용에는 예치 금액, 보관 장소, 반환 절차 등 명시
- 하우스펀드 키는 중복 보관되며, 누구도 단독으로 접근할 수 없도록 이중키 시스템 적용
2. 직원 퇴사 시 하우스펀드 반환
- 직원 퇴사 이전에 반드시 하우스펀드 및 키를 총출납책임자에게 반환
- 반환 시 계좌 잔액과 물리적 현금이 일치하는지 대조 확인 및 반환서 양식 작성
- 계약서 복사본은 직원 인사파일에 추가 보관
3. 총출납책임자 운영 기준
- 총출납책임자는 모든 부서의 하우스펀드를 총괄하고, 계약서를 작성하여 재무부에 보관
- 매일 총 계좌 잔액 집계를 수행하고, 3개월간 감사 자료로 보관
4. 임시 하우스펀드 발급 기준
- 회계팀이 운영하지 않는 시간(예: 주말)이나 행사 등 특별 운영 시 임시 발급 가능
- 각 임시 계좌는 개별 계약서를 반드시 작성하고, 사용 후 지체 없이 반환
- 드롭세이프(Drop Safe) 사용 가능
5. 하우스펀드 감사 절차
- 모든 하우스펀드는 월 1회 이상 불시에 감사를 시행
- 분기별로 일부 하우스펀드는 교대 중인 직원에게도 감사를 실시
- 감사 시 반드시 재무팀과 입회자 두 명이 실물 확인 진행
- 총출납책임자의 하우스펀드는 재무담당자 또는 총지배인이 월 2회 이상 불시 감사
6. 오버 및 숏 발생 대응
- 통화 오차 발생 시 즉시 원인 조사 및 시정 조치 실시
- 계좌 잔액은 본래 계약된 금액으로 복구하며, 차액은 Over/Short 계정에 처리
- 처리 시 소액 현금 전표 작성 필수
7. 월간 감사 요약 보고
- 감사 결과 요약표는 계약된 금액과 실제 금액을 대조해 작성
- 해당 표는 월별 재무 조정표와 함께 보관
- 현금 감사 기록은 최소 3개월 보존
본 매뉴얼을 통해 자산 손실, 횡령 등 사고 예방 및 내부 통제 강화, 감사 및 계약 절차의 일관성 확보로 부서 간 업무 충돌 최소화, 직원 교육 및 리스크 평가 시 기준 자료로 활용, 호텔 브랜드 신뢰도 제고 및 회계 감사 대응력 향상을 기대할 수 있습니다.
