거래 전표 관리 업무 가이드 입니다!
이 매뉴얼은 현금 및 판매 관련 전표의 관리 및 통제를 통해 호텔 재무자료의 신뢰성, 정확성, 보안성을 확보하고, 부정 행위 및 오류 발생을 사전에 방지하기 위한 업무 표준 절차를 제공합니다.
전반적인 전표 관리 절차
- 모든 재무 거래(판매, 비용, 기타 거래 등)는 호텔 회계 시스템에 정확하고 신속하게 기록해야 합니다.
- 호텔의 은행 계좌는 정기적으로 맞춤 대조(reconciliation)하여 거래 오류나 누락 항목이 없도록 점검합니다.
- 재무 정보에 대한 정기 감사(audit)를 실시해 계좌 잔액 및 거래 내역의 정확성을 확인합니다.
- 모든 회계 활동에는 내부 통제를 적용하여 무단 접근, 승인 없는 거래, 부정 행위 등을 예방합니다.
예: 승인 절차 구성, 재무데이터 접근 권한 제한, 직원 정기 교육 등
식음료부의 POS 외 거래 전표 관리 절차
- 전표 발행 및 로그 관리
- 레스토랑 및 라운지용 전표는 10장, 20장, 25장 등 필요한 수량 단위로 프런트 데스크에서 준비합니다.
- 전표는 연속 번호가 부여된 형태로 서버 및 바텐더에게 배부되고, 담당자는 ‘전표 발행 로그시트’에 본인 서명과 발행 번호 기입을 합니다.
- 발행 시, 프런트 데스크 직원은 제공된 전표 번호 확인 후 상호 확인 서명을 합니다.
- 근무 종료 시 보고 절차
- 각 직원은 ‘전표 관리 시트(Check Control Sheet)’를 작성하며, 근무 종료 시 POS “Z 리딩”(일일 정산 결과)과 일치하도록 총계를 검토합니다.
- 사용한 전표와 남은 전표는 전표 시트와 함께 야간 감사(Night Audit) 상자에 제출합니다.
- 야간 감사 및 확인
- 야간 감사자는 “일일 전표 로그”를 작성하고, 누락된 전표 번호가 있을 경우 F&B 매니저 및 총지배인, 재무 책임자에게 보고합니다.
- F&B 매니저는 누락된 전표 원인을 조사하고, 그 결과를 총지배인과 컨트롤러에게 제출합니다.
연회 행사 전표 관리 절차
- 전표 발급 및 등록
- 플로어 매니저나 호스트 및 호스티스는 전표를 프런트에서 수령하고, 해당 정보를 관리합니다.
- 손님이 착석하면 전표에 서버 이름과 투숙객 수를 기입합니다.
- 뷔페의 경우, 전표 하드카피는 테이블에 배치되며, 소프트카피는 호스트가 내부 보관합니다.
- 확인 및 수거 절차
- 서버는 사용하는 POS 전표 또는 일괄 전표를 제출하며, 개별 전표는 자신의 컨트롤 로그와 함께 제출합니다.
- 플로어 매니저나 호스트는 소프트카피와 제출된 전표 수량을 대조하여 누락 여부를 확인한 후 F&B 매니저에게 보고합니다.
책임자 지정
- 전표는 F&B 매니저가 프런트 데스크에 충분히 비치되도록 책임지고 관리합니다.
- 각 전표 발행, 사용, 보관과 관련하여 서버, 바텐더, 데스크 클럭, 감시자 모두 적절한 로그 기록을 유지해야 합니다.
본 매뉴얼을 통해, 재무자료의 정확성 및 감사 추적 가능성을 확보하고, 손실 예방 및 투명한 기록관리를 통해 호텔 전체의 신뢰도를 향상시키며, 전 부서 간 내부통제를 체계화함으로써 경영진의 재정 의사결정에 필요한 신뢰성 높은 데이터를 확보할 수 있습니다.
