호텔 본사 운영비 관리 절차 가이드입니다!
이 매뉴얼은 호텔 본사 운영비의 재무 관리에 대한 일관된 절차를 제공함으로써, 모든 비용이 적법하게 문서화되고, 승인되며, 정확하게 회계 시스템에 기록되도록 하기 위한 기준을 제공합니다. 본 가이드는 호텔 본사와 개별 호텔 간의 비용 정산 업무에서 발생할 수 있는 혼선이나 실수를 줄이고, 회계 투명성과 재무 건전성을 확보하는 데 목적이 있습니다.
1. 본사 운영비 청구 검토 책임자
- 본사 관련 비용에 대한 검토 및 승인 책임자는 호텔 재무 담당자(Controller) 혹은 총지배인(General Manager)입니다.
2. 본사 비용자료 수신 절차
- 매월 초, 본사 회계팀은 관련 호텔에 해당 월의 운영비 청구서를 이메일로 발송합니다.
- 수신자는 이를 신속히 점검 및 계정코드에 따라 분류 처리해야 합니다.
3. 비용별 회계 처리 지침
- 출장 및 접대비 (T&E): 본사 직원 대상 경비는 ‘Travel & Entertainment’ 항목으로 분류
- 복사 비용: 일반 관리비 중 ‘Photocopy Expense’로 분류
- 장거리 통신비 (전화비): ‘Telephone Expense (A&G)’로 분류
- 비본사 직원 제공 서비스 비용: 서비스를 받은 부서의 해당 계정으로 분류
- 양식/소모품비: 사용 부서의 소모품 계정으로 분류 (통과 비용)
- 스타(STR) 리포트 비용: 영업 & 마케팅 부서 비용으로 분류
- 기타 확인 불가 지출: 본사 회계팀에 문의 후 관련 항목 지정 필요
4. 정확한 문서화 및 보고
- 모든 비용은 관련 영수증, 지출내역서, 승인서류 등을 함께 첨부해 제출
- 제출 기한은 매월 정해진 일자 전까지 완료해야 함
5. 정보 불분명 시 조치
- 비용 항목 및 처리방식 관련 불분명한 점이 있을 경우, 본사 회계팀에 즉시 문의하여 확인 받음
본 매뉴얼을 통해 본사 운영비 항목에 대한 명확한 분류로 혼선 최소화, 호텔-본사 간 비용 정산의 투명성 및 신속성 확보, 회계감사 준비 및 예산 컨트롤 업무에 실질적 도움을 기대할 수 있으며, 클러스터에서 다수 호텔의 예산을 효율적으로 관리하는 핵심 도구가 될 수 있습니다.
