단체 여행사 커미션 처리 매뉴얼입니다!
이 매뉴얼은 호텔의 주요 수익원 중 하나인 그룹 예약 영업에서, 여행사 커미션의 승인, 정산, 처리에 대한 명확한 기준을 제공하여, 회사의 비용 통제와 외부 파트너와의 신뢰 형성을 동시에 달성하는 것을 목표로 합니다.
1. 사전 승인 절차
- 그룹 예약에 대해 수수료를 지급하려면 반드시 총지배인(General Manager)의 사전 승인을 받아야 합니다.
- 세일즈 디렉터(Director of Sales)는 수익성 분석을 토대로 승인 요청을 진행해야 합니다.
- 수수료는 투숙 완료된 객실 요금(consumed room rate)에만 지급 가능합니다. 식음료 금액은 제외합니다.
2. 회계 처리 기준
- 해당 커미션은 객실 운영비용(Rooms Department Expense) 계정으로 분개합니다.
- 그룹 객실 요금에서 수수료를 차감하여 정산하는 방식(netting) 대신, 별도 경비로 처리합니다.
- 수수료 지급은 호텔의 운영 계좌(Operation Account)에서 진행되며, 그룹 전체 사용 금액이 완불되어야만 비용이 집행됩니다.
3. 수수료 지출 요청 서류
- 그룹 룸 픽업 리포트(Group Room Pick-up Report)
- 유효한 계약서 사본(commission clause 명시 포함)
- 식음료 사용 내역이나 기타 비객실 성격의 항목은 신청에서 제외되어야 합니다.
4. 수수료 지급 및 관리 시스템
- 재무 및 회계 부서는 여행사 수수료 추적 시스템을 통해 커미션 대상, 지급 내역, 미지급 현황을 명확히 관리해야 합니다.
- 지급 지연, 지급 오류, 커미션율 문의 등의 이슈 발생 시 적극적으로 대응하고 소통을 유지하며, 파트너와의 신뢰를 유지해야 합니다.
본 매뉴얼을 통해 그룹 예약에 대한 커미션 처리의 정합성과 투명성 확보, 파트너 여행사와의 신뢰 관계 유지, 불필요한 비용 집행 방지, 명확한 기준 제시로 부서 간 협업 효율 향상, 직원의 실무 숙련도 강화를 기대할 수 있습니다.
