비용 지출 보고서 작성 절차 매뉴얼입니다!
비용 지출 보고서 작성은 재무팀에서 수행하는 가장 기본적이면서도 필수적인 업무입니다. 이는 운영 중 발생한 각종 비용의 세부 내역을 정확하게 기록하여 객관적인 회계자료를 확보함으로써, 호텔의 재무 건전성과 회계 투명성을 유지하도록 합니다.
1. 승인된 Expense Report 양식 사용
- 호텔 지정 보고서 양식을 사용하며, 보고서에는 모든 경비 항목이 빠짐없이 기재되어야 합니다.
- 보고서는 지출이 발생한 주의 다음 주 내에 반드시 제출해야 합니다.
2. 모든 지출에 대한 원본 영수증 첨부
- 각 경비 항목에는 해당 원본 영수증, 카드 매출전표 또는 인보이스 등의 증빙 서류를 첨부해야 합니다.
- 복사본이나 디지털 캡처본은 대체 자료로만 사용 가능하며, 원본 제출이 원칙입니다.
3. 선지급(현금 선지급 등) 처리
- 기존에 받은 현금선지급금(cash advance)이 있는 경우, 이번 보고 금액에서 공제 후 잔액을 산출합니다.
- 반납해야 할 금액이 있을 경우, 경비 보고서 제출 시 함께 반납해야 하며, 이를 체크리스트에 명시합니다.
4. 본인 서명 및 제출
- 보고서를 작성한 직원은 해당 내용을 정확히 기입하고 자필 서명 후 상급자에게 제출합니다.
5. 총지배인(GM)의 최종 승인
- 부서장의 1차 확인 후, 총지배인이 최종 승인하며, 승인된 보고서는 회계팀(AP: Accounts Payable Team)으로 전달됩니다.
6. 회계팀 체크 발행 및 현금 지급 금지
- 회계팀은 다음 정기 지급 일정에 따라 법인 계좌에서 지급하며, 수기 수표 또는 소액현금(Petty Cash)을 통한 지급은 금지됩니다.
- 예외적인 지급 요청은 반드시 GM 사전 승인 필요.
7. 차량 주행거리(Mileage) 환급 기준
- 출장 시 발생한 이동 비용은 국가 공인 기준(KM당 환급 단가 등)을 따라 산정합니다.
- 출퇴근 거리 관련 경비는 어떤 경우에도 환급 대상이 아닙니다.
8. 총지배인(GM)의 경비는 사장(President)에게 승인 요청
- GM의 경비보고서는 자체 승인 불가, 반드시 상위 경영진인 사장의 승인을 받아야 하며, 이후 회계팀에 요청됩니다.
정확한 경비 보고서 작성은 단순한 문서작성 업무를 넘어, 건강한 호텔 운영을 위한 재무 소통의 첫걸음입니다. 본 매뉴얼을 숙지하고 철저히 준수함으로써, 각 부서의 예산 집행 효율성뿐 아니라 호텔 전체의 건전 재무운영에 기여할 수 있습니다. 작은 실천 하나가 호텔의 경영 투명성을 높인다는 점을 언제나 염두에 두시기 바랍니다.
