특별 행사 분석 보고서 작성 절차 매뉴얼입니다!
본 매뉴얼에서는 호텔에서 특별 행사를 기획하고 집행할 때 반드시 따르도록 해야 할 재무 및 회계 관련 표준 운영 절차를 정리하여, 전반적인 의사결정의 정확성과 행사의 수익성을 확보하는 것을 목적으로 합니다.
1. 손익(P&L) 분석 실시 시점
- 모든 대폭 할인된 객실 판매나 특별 프로그램, 프로모션을 시작하기 전에 반드시 손익분석표(P&L)를 작성한다.
- 호텔 총지배인(General Manager)과 재무총괄(Controller)이 분석 진행을 책임진다.
2. 특별 행사 분석서 작성 시 필수 포함 항목
- 행사 계약 내용 또는 프로모션 개요
- 분석의 기본 가정(Assumptions)
- 예상 수익(Projected Revenue)
- 대체로 인해 발생하는 수익 손실(Displaced Revenue)
- 예상 비용(총 4가지 구분)
- 직접비용(Direct Costs)
- 인건비(Labor Costs)
- 카드 수수료(Credit Card Commissions)
- 외부 수수료 등 기타 비용(Other Fees)
3. 행사 수익성 분석 절차
- 행사 진행 전, 행사 전반에 대한 수익성 분석을 통해 손익 분기점(BEP: Break Even Point)을 산출한다.
- 대체 수익(기존 수익에서의 손실 포함)을 감안하여 총 기여 이익(Contribution Margin)을 분석한다.
- 행사 이후, 실제 발생한 데이터와 사전 분석 수치를 비교하여 차이를 분석한다.
- 이 데이터를 기반으로 같은 유형의 향후 프로모션 기획 시 참고자료로 삼는다.
4. 승인 및 기록 관리
- 특별 행사 분석서는 반드시 호텔 총지배인과 재무책임자의 서명이 있어야 한다.
- 서명 완료된 문서는 재무관리 부서에 보관되며, 분기마다 실제 수익/비용과 비교 분석 보고서를 작성하여 공유한다.
이 매뉴얼은 특히 재무 데이터를 이해하고 기획 부서, 마케팅 부서와의 협업이 많은 프런트오피스 또는 세일즈 부서의 여성 실무자들에게 성과 중심 사고를 키우고, 담당 영역을 넘는 경영적 마인드를 기를 수 있도록 돕기 위한 자료입니다.
