호텔 선예약 보증금 처리 표준 운영절차 안내입니다!
호텔에서 선입예약 보증금의 처리는 객실 예약 확정과 고객 응대를 보다 원활하게 진행하기 위한 핵심 절차입니다. 본 매뉴얼은 호텔 운영 현장에서 사용하는 선입금 처리 방식에 대한 표준화된 절차를 제공합니다. 이를 통해, 재정적 정확성과 고객 만족도를 동시에 향상시키는 것을 목표로 합니다. 주요 내용은 예약 확인, 수납 처리, 회계 등록 및 보안 보관 등입니다.
1. 호텔 선입금 처리 목적
- 모든 호텔 지점에서 선입금 처리를 표준화하고 일관되게 운영
- 객실 예약을 보장하고 고객의 체크인 과정을 원활하게 진행
- 금전 수납의 투명성과 회계 감사를 위한 정확한 기록 확보
2. 선입금 처리 기준 절차
- 1단계: 선입금 금액 확인
- 고객에게 안내된 금액이 실제로 입금된 금액과 일치하는지 확인합니다.
- 금액 불일치 시, 고객에게 즉시 연락하여 확인 절차를 거칩니다.
- 2단계: 예약 관리 시스템 업데이트
- 입금 확인 후 객실 예약 내역에 입금 정보를 반영합니다.
- 입금 금액을 각 객실 및 예약 날짜 기준으로 정확히 배정합니다.
- 3단계: 고객에게 입금 확인서 발송
- 이메일 또는 서면으로 입금 확인 사실과 예약 내역을 고객에게 전달합니다.
- 고객 불만 예방 및 향후 분쟁 발생 시 참고 자료로 사용됩니다.
- 4단계: 입금액의 보관
- 현금 및 유가증권(수표 등)은 보안 금고에 안전하게 보관합니다.
- 분실 및 도난 방지를 위해 전담 인력을 지정하여 이중 확인합니다.
- 5단계: 입금 내역 기록 및 분류
- 입금된 수표나 현금은 객실예약용과 연회예약용으로 구분하여 기록합니다.
- 입금일 기준으로 정리된 로그(Log) 작성 후 복사본을 재무부서와 예약실에 공유합니다.
- 원본은 입금 전용 셰이브(Drop Safe)에 투입합니다.
3. 부서 간 협업 절차 세부 사항
- 연회팀 (Catering)
- 단체 예약 생성 시 마스터 계정을 생성하고, 예약팀에 계좌 번호를 통보합니다.
- 예약팀 (Reservations)
- 예약 정보를 예약 시스템에서 실제 운영 시스템으로 전환합니다.
- 선입금을 ‘선입금 모드(Advance Deposit Mode)’로 입력하고, 영수증 사본을 셰이브에 투입합니다.
- 총출납 담당자 (General Cashier)
- 예약팀의 등록 합계와 실제 입금 합계를 비교해 ‘통합 입금 과부족 보고서(Consolidated Deposit Over/Short Report)’를 작성합니다.
4. 유의사항 Check-List
- 모든 선입금은 수령 당일 또는 익일까지 시스템에 반드시 등록해야 합니다.
- 예약 장부와 총계정원장(General Ledger) 간 일일 대조 및 월별 마감 필수
- 입금내역은 시스템 내 고객 장부(Guest Ledger)와 정확히 일치해야 합니다.
본 매뉴얼을 전 부서에 적용함으로써, 호텔 재무운영의 신뢰성과 효율성이 향상되며, 고객과의 신뢰 관계 또한 강화됩니다. 고객은 객실예약에 대한 확신을 갖고 체크인 과정을 순조롭게 진행할 수 있으며, 직원은 명확한 절차 기준 아래에서 업무를 수행하게 되어 조직 운영의 체계성과 전문성이 동시에 증대됩니다.
