신용 정책 및 직불 청구 승인 절차 매뉴얼입니다!
이 매뉴얼은 호텔 운영에서 중요한 재무회계 관련 표준 운영 절차 중 하나인 신용 정책 및 직불 청구 승인 절차로, 고객에게 신용 부여 및 후불 청구 절차를 체계화를 통한 재무 리스크 최소화 및 건전한 현금 흐름을 확보에 목적이 있습니다.
1. 신용 정책(Credit Policy)의 정의 및 목적
- 고객에게 신용을 부여할 수 있는 그룹의 범위 및 조건 명시
- 승인 절차를 통해 재무 리스크 최소화
- 호텔 매출 중 직불 청구가 필요한 경우에 대비한 내부 프로세스 정립
2. 직불 청구(Direct Billing) 불가 대상 그룹
- 정치 행사
- 스포츠 행사
- 극장, 콘서트, 투어 기획사
- 학교 행사 (학교 구매주문서가 없는 경우)
- 결혼식, 바/배트 미츠바, 종교 행사
- 크리스마스 파티, 각종 콘테스트
- 티켓 판매를 기반으로 한 이벤트
- 총액이 2백만원 (또는 호텔 지정 금액) 미만인 행사
3. 선불 결제 요구 그룹의 처리 절차
- 예약 영업 담당자는 초기에 선불 결제 의무가 있음을 필히 설명
- 전체 금액은 행사 시작 최소 5일 전까지 받은 후 진행 가능
- 5일 이내에 결제 시, 현금 또는 보증된 수표(은행발행)로 3일 전까지 입금 필요
- 계좌 담당자가 모든 수표에 대해 승인 절차 진행(Garanti 승인 등)
- 선불 결제 수단: 현금, 신용카드, 회사/개인 수표
- 3일 전까지 결제가 완료되지 않으면 행사 진행 불가
4. 신용/직불 청구 가능 그룹과 승인 절차
- 정부 기관, 군부대, 학교구청 등 공공 기관(공식 구매주문서 제출 必)은 직불 청구가 허용될 수 있습니다
- 직불 승인 대상은 총지배인(GM) 또는 회계 담당자(Controller)의 판단에 따름
- 승인 절차:
- 고객에게 신용/직불 청구 신청서 제공 (Sales Manager)
- 작성 완료된 신청서를 회계팀에 전달 (최소 30일 전 제출 권장)
- 회계팀은 최소 2개 호텔 레퍼런스 및 은행 레퍼런스를 통해 신용 조회 실시
- 결과에 따라 Controller 승인, 거절 시 GM에게 항소 가능
- GM이 최종 승인하면 회계팀은 청구서를 발행 및 후속 수금 절차 진행
5. 크레딧 카드 결제 절차
- 행사 시작 최소 3일 전까지 신용카드 승인 코드 확보 (A/R 담당자)
- 예상 청구 금액 포함된 카드 승인서 필요
- 최종 정산은 행사 다음날 이루어지며, 실제 비용과 예상 비용 차이 발생 시 Sales Manager가 A/R에 통보
6. 주간 BEO(Banquet Event Order) 사전 점검 회의 운영
- 매주 A/R(Receivables) 담당자 포함한 BEO 회의 필참
- 목적:
- 다음 10일 내 도착 그룹의 결제 수단 사전 확인
- 그룹별 청구 계획에 대한 이해 및 정보 공유
- 결제 수단 미확정 시 해당 Sales 또는 Catering 담당자는 즉시 조치하고 A/R에 통보
7. 부서별 책임자 지정 및 역할 분담
- Sales Manager: 고객과의 사전 결제 조건 협의 및 안내, 직불 신청서 수령
- A/R 계좌 담당자: 신용 조회, 결제 수단 승인, 정산 및 청구서 발행
- Controller: 신용 신청 최종 승인 (거절 시 GM 항소 가능)
- General Manager: 최종 신용 승인 및 정책 초과 결정 권한 보유
이 매뉴얼을통해, 호텔의 수금 건전화 및 회수 리스크 감소, 행사 및 그룹 예약 시 사전 신용 한도 및 결제 조건 명확화, 회계/영업 부서의 긴밀한 협업 체계 구축, 클라이언트 신뢰도 기반 그룹 식별 및 전략적 거래 유치 가능을 기대할 수 있습니다.
