프런트 오피스의 정산 지침 및 청구 코드 가이드입니다!
프런트 오피스에서 사용하는 결제 지침은 체크인 시부터 체크아웃까지 손님의 결제 방식에 대해 명확하게 표기하고, 프런트 직원 및 캐셔들이 손님의 정산을 정확하게 처리할 수 있도록 돕는 데 목적이 있습니다. 본 매뉴얼은 호텔 예약 시스템(PMS)이나 프런트 데스크 시스템에 입력하는 표준 결제 지침 및 코드를 정리하여 직원들이 일관성 있는 업무처리를 할 수 있도록 구성되었습니다.
1. 표준 결제 지침 입력 방법 (프런트 오피스 및 PMS 시스템 기준)
- 모든 예약은 입력 시 결제 방식이 반드시 등록되어야 합니다.
- 결제 방식이 ‘신용카드’를 제외한 경우, 예약 상태는 ‘Tentative(잠정)’ 혹은 호텔 정책에 따라 ‘Optional(선택)’로 변경합니다.
- 결제가 완료되었거나 신용카드 정보가 확보되면 예약 상태를 ‘Confirmed(확정)’로 전환합니다.
- PMS에는 두 개의 결제 지침 입력란이 존재합니다.
- 외부 출력용(Customer 방향): 투숙객용 인보이스, 등록 카드 등에 출력됨.
- 내부 지침용(Cashier 방향): 캐셔 전용 메모 (예: ‘현금 결제만 허용 (Cash only)’)
2. 주요 결제 코드 표준 약어
| 코드 | 영문명 | 국문명 |
|---|---|---|
|
BD |
Bill Direct |
고객 직접 청구 |
|
BTC |
Bill To Company |
회사로 청구 |
|
BTTA |
Bill To Travel Agent |
여행사로 청구 |
|
CTC |
Charge To Company |
회사에 후불 청구 |
|
CTA |
Charge to Travel Agent |
여행사에 후불 청구 |
|
CTCC |
Charge to Credit Card |
신용카드에 후불 청구 |
|
POA |
Pay Own Account |
개인 결제 |
|
PREPAID |
Pre Payment |
선결제 완료 |
|
RDR |
Rest Direct Payment |
고객 직접 결제 |
|
DPMT |
Direct Payment |
프런트에서 직접 결제 |
|
DEP DUE |
Deposit Due |
보증금 미납 |
|
COLVCHR |
Collect Voucher |
바우처로 수금 |
|
BFST |
Breakfast |
조식 포함 |
|
MEALS |
All Meals |
전식 포함 |
|
EB |
Extra Bed |
추가 베드 포함 |
|
EP |
European Plan |
룸 온리 |
|
CP |
Continental Plan |
룸 + 컨티넨탈 조식 |
|
MAP |
Modified American Plan |
룸 + 2끼 식사 |
3. 업무 처리 시 유의할 점
- 모든 프런트 직원 및 예약 담당자는 위 결제 코드를 통일해서 사용해야 하며, 임의의 약어나 지침 문구는 사용을 지양합니다.
- 결제 지침은 체크인 전에 반드시 PMS에 반영되어야 하며, 손님의 서면 양식에도 동일하게 기재되어야 합니다.
- 소속 호텔 정책에 따라 일부 코드는 추가 변경될 수 있으며, 변경 시 즉시 공유 및 지침 변경 교육이 이루어져야 합니다.
이 매뉴얼을 통해 표준화된 결제 지침 사용으로 인한 정확하고 일관된 회계 처리, 체크아웃 시 결제 오류 및 분쟁 최소화, 새로운 직원의 업무 적응 속도 단축 및 매뉴얼 기반 교육, 고객의 요금 불만족 사전 방지로 CS 만족도 향상을 기대할 수 있습니다.
