신용카드 결제 처리 방법 매뉴얼입니다!
신용카드 결제는 호텔 운영에서 필수적인 회계 및 재무 절차 중 하나입니다. 일관된 처리 지침이 마련되면 오류 및 사기 가능성을 줄이고, 수익 정확성을 높이며, 내부 감사 및 외부 레포팅 시 신뢰도를 확보할 수 있습니다. 본 매뉴얼은 신용카드 결제 처리의 목적, 절차, 책임 분장, 그리고 필수 확인 항목 등을 명확하게 안내하기 위해 작성되었습니다.
1. 전반적인 카드 결제 내역 정산
- 야간 감사 담당자는 PMS(호텔 관리 시스템) 및 POS(판매 시점 시스템)와의 카드 매출을 정산
- 당일 발생한 모든 카드 결제 거래를 각 카드사별로 구분하여 정리
2. 신용카드 사기 방지
- 카드 결제 업체에서 발행한 사기 보고서를 매일 검토
- 총지배인 또는 재무팀장이 검토 역할을 수행
3. 캐셔(운영직원)의 책임 사항
- 본인 사용자 코드만 사용하며 타인과 절대 공유 금지
- 근무 종료 전 반드시 카드 및 현금 정산 완료
- 각 카드사별 영수증을 별도 구분하여 해당 인보이스에 첨부, 폴더에 보관
- 모든 기록은 PMS 및 레포트와 일치되어야만 마감 가능
4. 현금 및 카드 매출 정산
- 캐셔는 본인의 현금 플로트(기본 현금 지급액)를 회수 및 보고
- “현금 플로트 엑셀 시트”를 사용하여 기본 금액 확인 및 서명
- 교대 시, 인계자와 인수자가 함께 현금을 확인 후 상호 서명
- 교대 시 현금 및 카드 내역은 “Shift Drop Envelope”에 담아 지정된 금고에 투입
5. 재무팀 제출 문서
- 신용카드 전표, 수표, 영수증 모두 재무팀에 제출
- 모든 종이는 매출별, 카드사별 정렬 후 바인더에 보관 및 기록
본 매뉴얼을 철저히 준수함으로써 정산 오류 및 사기건수 감소, 매출 정산 프로세스의 일관성 확보로 회계 정확도 향상, 교대 근무자 간의 원활한 인계 인수 및 재무팀과 운영팀 간 협업 효율성 극대화를 기대할 수 있습니다.
