호텔의 게스트 레저 및 시티 레저 관리 매뉴얼입니다!
이 매뉴얼은 호텔 재무 및 회계 부서에서 이루어지는 게스트 레저 및 시티 레저 관리 절차를 명확히 규정하여, 정확하고 신속한 정산을 가능하게 하고 부서 간 협업을 통해 고객 불만 및 재무 리스크를 예방하는 데 목적이 있습니다.
용어 정의
- 게스트 레저 (Guest Ledger): 현재 호텔에 투숙 중인 고객의 미청구 내역을 기록한 계정으로, 객실료, 식음료, 스파, 교통 등 모든 부가 서비스가 포함됩니다.
- 시티 레저 (City Ledger): 체크아웃한 고객이나 기업 고객 등과 정기 거래를 갖고 있는 외부 계정으로, 후불 결제 및 법인청구가 해당됩니다.
책임 부서
- 게스트 레저 관리 책임: 프런트 오피스팀 (프론트 오피스 매니저)
- 시티 레저 관리 책임: 회계팀 (신용담당 및 재무담당자)
프로세스 절차
- 게스트 레저 관리 절차
- 체크인부터 체크아웃까지 발생하는 비용은 모두 게스트 레저에 기록
- 마스터 계정, 하우스 계정, 선불보증금 등도 포함
- 체크아웃 당일, 확정된 청구내역은 회계 부서 승인 후 시티 레저로 이전 가능
- 시티 레저 이전 규칙
- 사전 조건: 모든 후불청구 계정은 사전 크레딧 승인 필요
- 이관 시점:
- 개인 및 바우처 계정: 체크아웃 당일
- 그룹(마스터 계정): 퇴실 후 3일 이내
- 검토 책임: 프런트 매니저와 회계팀 크레딧 담당자 공동 확인 필수
- 중요: 서류 미비 계정은 절대 시티 레저로 이관 불가
- 요금 청구 및 수금 (Billing and Collection)
- 청구 발송 기준: 시티 레저로 이체된 후 3영업일 이내 발송
- 연회 및 이벤트 관련: 최대 5영업일 이내
- 1천만원 이상 청구건은 등기우편 송부
- 첫 수금 연락: 청구서 발송 후 10일 이내 전화 확인
- 주기적 연락: 이후 10일 단위로 상태 파악 및 기록 유지
- 만 70일 이상 연체 시 처리 → 세 가지 선택 사항:
- 미수금 손실 계상 (손익 반영)
- 자체 수금 지속
- 외부 추심 의뢰
- 수납 및 잔액 처리
- 회계소속 외 직원이 수납 및 로그 작성 → 회계팀 전달
- 미확인 계좌 발생 시 고객 즉시 연락
- 과납금・중복결제는 즉시 환불 처리
- 6개월 이상 처리되지 않은 잔액은 부득이한 경우 ‘기타수익’으로 전환 가능
이 매뉴얼은 호텔 실무자(특히 프론트 및 회계담당직원)가 활용하기 위한 표준 운영절차로, 정확한 재무관리는 고객 만족 뿐만 아니라 호텔 신용도 유지에 핵심적인 요소입니다. 본 매뉴얼에 따라 체계적으로 업무를 수행하면, 실무 안정성과 회계 신뢰성을 동시에 확보할 수 있습니다.
