호텔 프런트 오피스 장부의 유형 가이드입니다!
이 매뉴얼의 목적은 호텔 프런트 오피스에서 사용되는 세 가지 주요 장부에 대한 정확한 개념을 소개하고, 실무 적용 방법을 설명하는 데 있습니다. 각 장부는 고객의 재무 데이터를 체계적으로 관리하여 재무 운영을 투명하고 효과적으로 만듭니다.
1. 게스트 레저 (Guest Ledger)
- 정의: 등록된 투숙객의 모든 비용과 결제 정보를 기록한 장부. ‘폴리오(Folio)’라고도 불림.
- 포함 정보:
- 객실 요금
- 룸서비스, 세탁, 전화요금 등 부가 서비스 이용 내역
- 투숙객이 지불한 금액 및 결제 방식
- 목적: 프런트 직원과 투숙객 모두가 누적 비용을 실시간으로 확인 가능
- 사용 시점: 체크인부터 체크아웃까지 모든 재무 활동이 기록됨
2. 시티 레저 (City Ledger)
- 정의: 개인 투숙객이 아닌 외부 기업 및 단체(여행사, 법인고객 등) 거래 내역을 기록하는 장부
- 포함 정보:
- 후불 청구 (Billing Arrangement)
- 계약된 신용 한도 및 미수금 관리
- 회사 또는 단체의 제3자 결제 내역
- 목적: 법인 거래의 투명성 확보 및 외상 회수 관리
- 주의사항: 투숙객이 아닌 ‘비투숙객 계정’이라는 점을 명확히 구분해야 함
3. 어드밴스 레저 / 디파짓 레저 (Advance Ledger / Deposit Ledger)
- 정의: 체크인 이전 단계에서 고객이 선결제한 모든 금액을 기록하는 장부
- 포함 정보:
- 사전 객실 예약금
- 특별 패키지 사전 결제
- 이벤트, 웨딩 등 사전 예약에 따른 보증금
- 목적: 선불 내역을 체크인 시 자동 이관하여 고객 계정에 정확한 반영
- 처리 흐름: 체크인 시 = 어드밴스 레저 → 게스트 레저로 금액 이관
※ 실무 예시
- 게스트 A가 3박 4일 투숙을 위해 100,000원 입금 → 어드밴스 레저에 기록
- 투숙 첫날 체크인 시 → 100,000원이 게스트 레저로 이관됨
- 퇴실 시 정산 후, 남은 금액은 환불되거나, 추가금은 투숙객이 지불
※ 프런트 오피스 레저 운영 시 주요 포인트
- 모든 레저는 수시로 확인/업데이트 하며, 금액 오류나 이중 청구 방지
- 레저 간 금액 이동(예: 게스트 ↔ 시티 간 이동 시) 시 반드시 증빙 서류 생성
- 영수증 및 팁 계산 시, 정확성 반드시 검토 후 서명 또는 승인 절차 필수
프런트 오피스 레저는 단순 장부 그 이상입니다. 현장 실무에서 이 세 가지 레저의 흐름을 명확히 이해하고 따르면, 호텔의 재무 건전성은 물론 고객 응대 능력도 크게 향상됩니다. 호텔리어로 커리어 성장을 꿈꾸는 여러분이 반드시 이해해야 할 기초 회계 시스템이니, 꼼꼼히 익혀두시기 바랍니다.
