호텔 재무 통제 프로세스

이 매뉴얼은 호텔의 재무 건전성과 운영 효율성을 확보하기 위한 최소한의 통제 절차입니다. 총지배인, 재무관리자, 그리고 주요 부서장은 아래의 사안들을 철저히 준수하여, 재무상 오류와 부정의 가능성을 사전에 차단하거나 최소화해야 합니다.

캐셔 직원의 신원 확인 (Background Check)
- 현금을 수령하거나 지급하는 모든 직원은 채용 시 신원조회가 필요하며, 범죄경력 및 전직장 3곳에 대한 확인을 포함.
- 직원은 본인의 신원 조회에 동의하는 서명을 제출해야 함.
하우스 뱅크 (Hotel House Bank) 관리
- 하우스뱅크 운영 직원은 계약서에 서명해야 하며, 계약서 내용에는 금액, 보관함 번호 등이 포함됨.
- 월 1회 이상 감사가 무작위 또는 지정 인물을 통해 진행되어야 함.
- 교대 시 반드시 인수인계 확인 서명을 통해 잔액 일치를 기록해야 함.
- 하우스뱅크 열쇠 복사본은 통제된 금고 내 별도 보관.
현금 투입 (Cash Drops) 절차
- 모든 현금 투입은 날짜, 시간, 금액, 서명 등과 함께 투입 로그에 기록해야 하며, 두 명의 관계자가 확인해야 함.
- 현금 투입 금고는 2인 접근 원칙을 준수해야 하고, 데일리 정산 및 입금 기록은 회계 팀에 의해 보관될 것.
- 2만5천원 이상 현금 차액 발생 시 보고서 작성 필요, 5만원 이상이면 경고 조치.
제너럴 캐셔의 자금(GC Fund) 운영
- 단 한 명(General Cashier)만이 금고에 대한 전체 접근 권한을 가짐.
- 비상 시 두 부서 관리자(예: GM + Controller)의 동시 접근 필요.
- 소액 현금(Petty Cash)은 긴급한 경우에 한하며, 최대 $100 한도, 24시간 이내 정산 필수.

신용카드 거래 전송
- 신용카드 매출은 매일 정산 및 전송되어야 하며, 정산 로그를 별도 보관.
고객 장부 정산
- 게스트 장부는 매월 일반 장부와 일치되어야 하며, 그룹 계정은 매월 검토되고 정산되어야 함.
카드 차지백 관리
- 모든 카드 차지백은 각 카드사 요구기한 내에 처리되어야 함.
외상 및 시티레저 (City Ledger) 관리
- 그룹 정산은 체크아웃 3일 이내 마무리.
- 송장 발행은 24시간 내, 30일 이상 미수금은 추심 전화.
- 50만원 이상 손실액은 총지배인의 서면 승인이 필요함.
재고 (Inventory) 관리
- 식자재, 린넨 등 재고는 매월 집계 및 회계팀 검수 필요.
- 손상/파손된 재고는 폐기 대상.
- 고정 수량(Par Level)은 계절 및 수요 변동에 따라 조정.

구매 및 지급 (Account Payable)
- 10만원 이상 구매 시 PO(구매요청서) 필요, F&B 이외의 품목일 경우 지출은 GM의 사전 승인 필요.
- 반복 지출은 최소 2개 업체 비교 견적 필수.
급여 및 관련 처리 (Payroll)
- 급여 선지급은 긴급 상황에 한정, 1회 순급여 한도 이내 및 다음 급여기간 내 상환.
- 부서별 근무 스케줄은 GM의 사전 승인을 받아야 함.
- 급여율은 사전 승인된 급여 차트에 따라야 하며, 연 1회 경쟁 시장 조사를 바탕으로 재검토.

대차대조표 (Balance Sheet) 조정
- 매월 마감 전까지 완료되어야 함.
업무 분장 (Division of Duties)
- 지배인은 지출, 회수, 급여, 캐셔링의 책임을 부서별로 이중 관리체계를 갖춰 운영해야 함.
하우스 차지 및 조정 내역 관리
- 모든 조정 및 환불은 명확한 문서와 함께 담당 부서장 및 지배인 승인 필요.
- 하우스 차지는 명확한 접객 이유, 대상 기록과 관리자 서명이 필요함.