정중한 객실 예약 거절 절차입니다!
호텔 운영에서는 만실, 특정 객실 유형의 부족, 경쟁업체가 더 낮은 요금 제공, 블랙리스트에 오른 회사 등 때때로 예약이 불가능한 상황이 발생할 수 있습니다. 이러한 상황에 대비하여 정중한 객실 예약 거절 방법과 절차를 정리합니다.
- 전화 응대: 환한 미소로 전화를 받습니다.
(→ “안녕하세요, 여기는 ___호텔 예약부입니다. 무엇을 도와드릴까요?”) - 고객 정보 수집: 고객님의 성함과 연락처, 이메일을 요청합니다.
(→ “양해 부탁드리며, 성함과 연락처, 이메일을 알려주시겠어요?”) - 회사/여행사 정보 확인: 고객이 회사나 여행사 소속일 경우, 필요한 정보를 추가로 요청합니다.
(→ “어느 회사 또는 여행사 소속이신가요?”) - 체크인 및 체크아웃 날짜 확인: 고객의 도착 및 출발 날짜를 확인하고 숙박 일수를 확인합니다.
(→ “도착일과 출발일이 어떻게 되시나요? 그러면 총 몇 박 하시게 되는 건가요?”) - 객실 가용성 확인: 고객에게 잠시 대기 요청 후, 시스템에서 객실 가용성을 확인합니다.
(→ “잠시만 기다려 주세요, 확인 후 곧 알려드리겠습니다.”) - 객실 가용 여부 안내: 객실의 가용 여부를 정중하게 전달합니다.
(→ “죄송합니다만, 현재 요청하신 날짜에는 이용 가능한 객실이 없습니다.”) - 거절 사유 기록: PMS에 예약 거절 사유를 정확하게 기록합니다.
이 절차는 고객에게 프로페셔널하고 친근한 인상을 주며, 정확한 정보를 기록하여 객실 예약 관리의 효율성을 높이는 데 기여합니다.
