만실 날짜 예약 문의 처리에 대한 표준 절차입니다!
1. 예약 문의 시 기본 정보 수집
- 고객 이름, 휴대폰 번호, 도착 및 출발 날짜, 요구하는 객실 유형을 예약 양식에 기입합니다.
2. 만실 설명
- 요청된 객실 유형이나 호텔이 만실임을 투명하게 고객에게 설명합니다.
- 이유를 제공하여 신뢰를 높입니다. (예: “죄송합니다만, 고객님, 해당 날짜에 저희 호텔은 의사 회의 때문에 만실 상태입니다.”)
3. 대안 제공
- 정기 방문 고객, 로열티 프로그램 회원, 주요 기업 또는 여행사 계정에서 온 예약에는 대안을 제시합니다.
- 객실 유형이 만실인 경우, 다른 이용 가능한 객실 유형을 설명하고 더욱 높은 등급의 객실을 제안합니다.
- VIP 고객이나 높은 등급의 로열티 프로그램 회원에게는 업그레이드를 제공합니다. 다만, 호텔 정책에 따라 신규로 승인 절차가 필요할 수 있습니다.
4. 호텔 전체가 만실인 경우의 대처
- 예약 날짜 변경이 가능한지 고객에게 문의합니다.
- 대체 날짜를 제안합니다. 예: “10일부터는 객실 이용이 가능합니다.”
- 같은 도시에 위치한 자매 호텔이나 동일 등급의 다른 호텔을 제안하고 예약을 확정해 드립니다.
- 대기 예약을 걸어두고 취소나 변경으로 인해 객실이 확보되면 연락드릴 것을 약속합니다.
- 다른 호텔의 정보 제공과 이후 예약 시 우선권을 확보합니다.
5. 기록 작성의 중요성
- 거절된 예약을 기록하여 추후 사업적 활용을 고려합니다.
- 고객이 떠날 때 좋은 하루 되시라는 인사말을 남깁니다.
이러한 절차는 고객 서비스의 질을 높이고, 더 나은 고객 관계를 형성하는 데 도움이 됩니다. 특히, 친절하고 부드러운 어조로 설명하는 것이 중요합니다.
