은행 계좌 조회 및 대조 절차 가이드입니다!
호텔 재무팀은 모든 은행 계좌의 거래 내역을 정확하게 확인하고, 호텔 회계 시스템과의 불일치를 조사 및 수정하는 작업을 정기적으로 수행해야 합니다. 이 절차는 호텔의 자금 흐름을 투명하게 유지하고 부정 행위를 방지하는 데 목적이 있습니다.
1. 은행 계좌 명세서 확인 절차
- 매월 모든 호텔 보유 은행 계좌의 명세서를 입수
- 모든 입출금 거래를 회계 장부와 대조
- 이상 거래나 누락 항목은 즉시 조사 및 정정
- 회계 시스템의 데이터와 일치하도록 조정 작업 수행
2. 계좌 조정 (Reconciliation)
- 회계 시스템상의 거래 기록과 실제 은행 명세서상 거래를 비교
- 차액 발생 시 원인 파악 – 예: 날짜 차이, 미처리 항목, 입력 오류 등
- 모든 조정은 해당 월 종료 후 익월 내 완료 필수
3. 계좌 관리 권한 및 서명자 지정
- 관리계약서에 의해 정해진 바에 따라 은행 계좌 구성
- 모든 계좌는 적법한 승인과 최신 서명권자 기준 유지
- 대표 계좌(Operating Account): 최소 2인의 공인 서명자 필요
- 가능 서명자: 사장, 금융 부사장, 지역 재무담당자, 총지배인, 재무관리자
4. 각 계좌 유형별 관리 기준
- 운영 계좌 (Operating Account)
- 모든 거래는 계정결제(Accounts Payable)기준 준수 필요
- 수표는 동일인이 작성 및 서명 금지
- 일일 잔액 확인 필수. 잔액 부족 시 수표 발행 불가
- 자금이 입금되기 전까지 수표 보류 금지
- 관리 계좌 (Manager Account: 소액 지출용)
- 임프레스트 시스템(고정금액 유지)에 따라 주간 단위로 충전
- 총지배인 혹은 재무책임자가 단독 서명 가능
- 여행사 정산 계좌 (Travel Agent Commission Accounts)
- 소속 브랜드에서 중앙지급 시스템이 없는 경우에만 개설
- 작성자와 서명자가 동일하면 안됨
- 총지배인 혹은 재무책임자 1인의 서명도 가능
- 자본적 지출 계좌 (Capital Account)
- 자본 항목 및 건축 관련 지출 통제용 계좌
- 운영 계좌와 동일한 기준 적용
5. 공식 계좌 명칭 및 수표 정보
- 계좌명은 ‘회사명 d/b/a(doing business as) 호텔명’으로 표기
- 수표에는 호텔 이름 및 주소 반드시 인쇄
이 매뉴얼은 호텔 재무팀 실무자뿐만 아니라 총지배인, 감사 담당자, 오너십 그룹 구성원들이 반드시 이해해야 할 핵심 절차입니다. 정기적인 교육과 훈련을 통해 이 매뉴얼을 내재화함으로써 호텔 재무 운영의 전문성과 정확도를 높일 수 있습니다.
