청구서 및 수표 발행 표준 절차입니다!
본 항목은 호텔의 재무 및 회계 부서에서 수행하는 청구서 및 수표 발행에 대한 표준 절차를 명확하게 규정함으로써, 재무거래의 정확성과 효율성을 확보하고 절차상의 오류를 최소화하며, 내외부 감사의 기준을 충족시키기 위함입니다.
1. 일반 청구서 처리 절차
- 식음료 관련이 아닌 모든 일반 청구서는 부서장이 아닌 회계부서로 즉시 송부해야 함
- 중복 청구서 사본은 반드시 폐기 조치
- 물품 인수증, 인도서(Bill of Lading), 납품 확인서류 등은 회계부서에 전달
2. 청구서 수령 시 확인 사항
- 비용 계정 번호(Account No.)
- 수령자명(Received by)
- 총지배인 승인 서명 (General Manager Approval)
3. 청구서 및 관련 서류 매칭
- 모든 청구서는 구매요청서(Purchase Order), 인수증 등과 반드시 매칭
- 해당 서류 완료 후 즉시 회계부서로 회수되어야 하며, 어느 관리자도 청구서를 보관해서는 안 됨
4. 구매요청서 예외 항목
- 공과금(전기, 수도 등 유틸리티)
- 월 임대료 및 프랜차이즈/본사 수수료
- 식음료 구매 송장
- 세금 납부
- 임원실 관련 비용
- 전문 서비스비용 또는 계약서비스(금액 정액제)
5. 식음료 청구서 처리
- 납품 당시 권한 있는 수령자가 직접 서명 및 날짜 기입
- 일일 구매 로그(Daily Purchase Log)에 기록
- 로그는 월말 일반원장(General Ledger)과 정산됨
6. 지불 기준
- ‘명세서(statement)’ 기준의 지불 절대 금지
- 과거 미결제 잔액 또는 이월 잔액으로의 지불 금지
7. 수표 요청 (Check Request)
- 청구서가 없는 경우에만 사용 가능 (선지급, 우편 주문 시)
- 요청서에는 지급 사유 및 관련 문서 첨부 필수 (공급업체 견적 팩스, 제품 광고 등 자료 등)
8. 쿠폰 및 회수용 서류
- 회수되어야 하는 형태의 쿠폰 등은 복사본을 청구서처럼 처리
9. 소액현금(Petty Cash) 처리
- 월 단위로 정산하되, 필요시 주 단위 가능
- 개별 영수증 최대 한도: 100,000원 (호텔 정책에 따름)
- 정산서에는 거래일, 지출 대상자, 사유, 계정번호, 금액 명시
- 모든 영수증 반드시 첨부, 관리자 및 총지배인 승인 필요
10. 경비정산서(Expense Report) 제출
- 출장 또는 비용 발생한 주의 다음 주까지 제출 필수
- 총지배인 경비는 최고운영책임자(VP of Operations) 승인 필요
11. 부가세 적용
- 국내 외 공급업체로부터 받은 청구서는 해당 금액에 대해 현지 ‘부가세’ 추가 기록
- 해당 금액은 공급업체 납부 금지, 회계시스템상 세금으로 환산 기록
12. 할인 적용
- 가능 시 현금 할인 조건 최대 활용, 해당 금액은 비용 계정으로 귀속
13. 수표 첨부 서류 정리
- 수표마다 별도 바우처 분리 보관
- 청구서에 수표 복사본 또는 체크 바우처 철해 가나다순으로 공급업체별 파일링
본 매뉴얼을 통해 정확한 비용 처리 및 승인 관리 체계 정립, 부정 지출 및 중복 집행 방지, 회계 감사 대응 역량 강화, 부서 간 협업 및 업무 프로세스 표준화, 재무팀의 업무 효율 극대화를 기대할 수 있습니다.
