청구액 취소 처리 방법 가이드입니다!
이 매뉴얼은 호텔 운영 중 발생할 수 있는 청구액 취소 처리에 대하여 재무 및 회계 담당자가 신속하고 정확하게 대응하고, 회계 장부에 올바르게 반영할 수 있도록 하며, 호텔의 재무 건전성과 고객 신뢰를 확보하는 데에 중점을 두고 있습니다.
1. 청구액 취소 또는 거래정보 요청서 수신 시
- 각 카드사에서 정한 기한 내에 회계 부서에서 응답해야 함
- 조치 내역을 로그북 또는 전산 시스템에 기록
2. 고객이 실제 환불 대상일 경우
- 카드사에 크레딧 발급 사실을 공지
- PMS 시스템을 통해 조정 전표(Adjustment Voucher) 발행 후 등록
3. 회계 처리 기준
- 부당 청구 오류일 경우: 해당 매출 계정에서 차감
- 수금 불가능 대상일 경우: 대손 처리 계정에 기록
- 관련 통계 계정도 함께 수정하여 운영 통계의 정확성 확보
4. 청구액 취소 요청 사유 확인 절차
- 고객에게 직접 문의하거나 관련 청구 내역 점검
- 예약 내역, 영수증, CCTV, 전화녹취 등 입증자료 확보
5. 예외 상황 처리
- 반복적인 청구액 취소 요청 발생 고객 감지 시 경영진 보고
- 사기 거래(Fraud) 의심 시 보안팀과 공조 조사
본 매뉴얼을 통해 회계 장부의 정확도 및 신뢰도 향상, 클레임 관리 시간 단축 및 고객 응대 품질 향상, 부정거래 조기 탐지 및 리스크 최소화, 신용카드 회사 및 고객과의 원활한 커뮤니케이션 유지를 기대할 수 있습니다.
