협력업체 신용 요청 서한 작성 및 처리 절차입니다!
이 매뉴얼은 협력업체로부터 잘못 청구되었거나 미수령 서비스를 정정 받기 위한 협력업체 신용 요청 서한 작성 및 처리 절차로, 거래 명세 및 비용 정산의 정확성을 유지하기 위해 수행해야 할 표준 운영 절차를 상세히 설명합니다.
1. 협력업체 신용 요청 서한 작성 전 준비 사항
- 호텔의 법적 소유주 (Owner’s Name)
- 법적 운영 주체명 (Managing Agent, 예: ㈜호텔코리아)
- 호텔 상호명 (Trade Name, 예: 호텔 마레)
- 우편 주소 (계산서를 수령하는 주소 – ATTN: Accounts Payable 명시)
- 호텔 대표전화 또는 재무 부서 직통번호 (DDA)
- 회계팀 담당자명
- 호텔 운영 계좌의 주거래 은행명
- 해당 은행의 담당자명 (Bank Officer)
2. 협력업체 레퍼런스 명시 (3곳)
- 업체명, 주소, 연락처, 담당자 정보 기재
- 예시)
- 이름: ㈜하나공급
- 주소: 서울 중구 을지로 100
- 전화: 02-1234-5678
- 연락처: 홍길동 과장
3. 협력업체 신용 요청 서한 본문 작성 지침
- 제목: Request for Vendor Credit (공급업체 신용 환불 요청)
- 간단한 인사 및 감사 메시지 포함
- 거래 내역 요약: 청구서 번호, 거래일자, 거래 품목 / 서비스 내역, 청구 금액
- 정정 요청 사유 구체적으로 명시: 예: “‘A상품’은 수량 100개 발주했으나, 실제 수령 수량은 90개였습니다.”
- 관련 증빙자료 첨부: 청구서 사본, 납품서, 사진 등
- 자체 대응 조치 및 결과 기술: 예: “입고 담당이 납품 당시부터 이를 확인하였고 내부 보고되었습니다.”
- 신용 환불 승인 요청 및 회신 요청
4. 협조 요청 및 커뮤니케이션
- 협조에 대한 감사 표현 및 신속한 처리 요청
- 회계팀 연락처 기재: 전화번호, 이메일 등 명확히 표기
5. 내부 문서 및 회계 시스템 처리
- 회계팀은 다음과 같은 조치를 수행해야 함:
- 해당 요청의 적절성 검토
- ERP 또는 회계 시스템에서 Credit Memo(CM) 처리
- 추후 재무 보고서에 반영될 수 있도록 기록 보관
본 매뉴얼을 통해 협력업체 거래의 정확성 확보 및 비용 손실 방지, 협력업체와의 신뢰 관계 강화, 재무팀의 작업 효율성 및 문서 일관성 향상, 호텔 전체 운영의 전문성 강화 및 브랜드 신뢰도 향상을 기대할 수 있습니다.
