호텔 구매 요청서 및 주문서 업무 매뉴얼입니다!
이 매뉴얼은 호텔 내에서 재화 또는 용역 구매 시 모든 재무 거래가 정확하고 효율적으로 처리될 수 있도록 하기 위한 절차를 명확하게 규정합니다. 불필요한 지출을 방지하고 내부 회계의 투명성과 감사 가능성을 확보하는 것이 목적입니다.
1. 구매 요청서 작성 기준
- 구매 요청 전, 해당 부서에서는 ‘예산 확보 여부’를 우선 확인해야 함
- 아래 항목을 포함한 구매 요청서 작성 후 재무팀에 제출
- 공급업체 정보 (업체명, 주소, 연락처 등)
- 품목명, 수량, 단가, 총 구매금액
- 구매 사유 명시 (운영상 필요, 교체, 신규 도입 등)
- 세금, 운송비, 기타 부가비용 포함
- 해당 계정의 예산 잔액, 이번 구매 후의 잔액
※ 예산 초과 시, 총지배인(GM)의 서면 승인 필요
2. 구매금액에 따른 경쟁입찰 조건
- 1,000,000원 이상 비정기성 구매: 2개 이상의 업체 입찰 필요
- 정기 구매품목(예: 사무용품): 연 1회 이상 경쟁입찰 진행
- 계약 서비스(예: 장비 유지보수): 계약 만료 시 최소 3개 업체 입찰
3. 승인 권한 체계
- 부서장: 200,000원 이하
- 팀장 / 본부장 (EC급): 500,000원 이하
- 재무이사(Controller): 1,000,000원 이하
- 총지배인(GM): 1,000,000원 초과
※ 모든 구매 요청서는 회계팀 및 발주 처리 전 위 승인체계를 반드시 거쳐야 함
4. 구매 발주서(Purchase Order: PO) 작성
- 승인된 요청서는 고유 번호가 부여되어 ‘발주서(PO)’로 전환
- PO 작성시 반드시 포함해야 할 항목
- 공급업체명, 주소, 연락처
- 품목 및 수량, 단가, 총액
- 납기일, 납품 장소, 지불조건
- PO 문서는 다음과 같이 분배 및 보관
- 원본: 요청 부서 → 공급업체 전달
- 사본 1: 자재 입고 담당 부서 (검수 및 수령 확인용)
- 사본 2: 회계부서 (지출 처리 및 파일 보관용)
5. 발주 후 구매 진행 및 수령
- 승인된 PO 없이는 일체의 물품 또는 서비스 구매 불가
- 사전 PO 없는 경우 호텔은 납품 거절 및 결제 거부 가능
- 각 부서별 주문 가능 품목 예시:
- 식음품 (재료): 구매팀
- 객실 및 식음 비품(리넨, 글라스웨어 등): 운영팀 또는 F&B 디렉터
- 기타 소모성 부자재: 부서장
- 장비 유지보수 계약: 시설관리팀장
- 자산성 품목(Capital): GM 및 재무이사 승인 필수
호텔은 다양한 부서에서 다종다양한 물품과 서비스를 구매합니다. 따라서 모든 구매 과정에서 매뉴얼을 철저히 준수하는 것이 재무 건전성 유지에 핵심적인 역할을 합니다. 특히 실무자 여러분은 구매 요청부터 발주까지의 전체 흐름을 숙지함으로써, 부서 내 전문가로 성장할 수 있습니다.
