여행사 커미션 정산 절차 가이드입니다!
여행사는 객실 예약을 유치하는 핵심 파트너입니다. 이러한 외부 협력사에게는 정해진 예약 성과에 따라 일정 비율의 커미션을 지급해야 하며, 이는 호텔의 회계 및 재무 부서에서 체계적으로 관리해야 하는 중요한 운영 항목입니다. 본 매뉴얼은 호텔 재무부서가 여행사 커미션을 정확하고 신속하게 정산하는 데 필요한 표준 운영 절차를 정리한 것입니다.
1. 여행사 커미션의 정의 및 목적
- 여행사 커미션(Travel Agent Commission): 객실 예약을 중개한 여행사에게 호텔이 지급하는 일정 수수료.
- 목적: 호텔의 객실 점유율을 높이고, 예약 채널을 다각화하여 매출을 증대시키기 위함.
2. 커미션 정산 대상
- 개별 객실 예약(Individual Reservation)만 해당 (단체/group 예약은 별도 정산 처리).
- IATA 번호를 보유한 등록된 여행사에 한하여 지급 가능.
3. 재무부서의 책임과 역할
- 예약/세일즈 부서와 협업하여 여행사 예약 내역을 검토 및 정산.
- PMS 시스템에서 생성된 ‘여행사 커미션 보고서(Travel Agent Commission Report)’를 바탕으로 커미션 산정.
- 커미션 지급 주기: 일반적으로 주간(Weekly) 단위로 집행.
- 정산 대상 체크리스트 확인 및 서류 보관 철저 관리.
4. 커미션 정산 절차 (표준 운영 절차)
- 수표 관리
- 커미션 지급용 수표는 회계부서에서 보관, 잠금장치가 있는 캐비닛 사용.
- 수표는 번호 순서대로 발행하고, 발행 내역은 로그북에 기록.
- 수표 발행 로그 작성
- 발행 날짜, 수취 여행사, 금액, 수표번호 등을 체크리스트에 기록.
- 발행인 및 룸 부서 담당자 서명 필수.
- 커미션 리스트 검토
- 객실부서(Rooms Dept.)는 매일 커미션 리스트 검토하여 예약 정확성 확인 및 승인.
- 해당 내역은 PMS 및 재무 시스템에서 거래 증빙과 연동 가능해야 함.
- 커미션 지급
- 매주 커미션 지급 수표 발행.
- 당 주에 해당 커미션을 정산하고, 체크 레지스터(Check Register) 작성 후 회계부서 제출.
5. 커미션 정산을 위한 시스템 활용
- 자동화 소프트웨어 사용 권장: 대규모 여행사 거래를 다루는 호텔은 커미션 지급 오류를 방지하기 위해 지정 PMS 시스템과 커미션 연동 시스템 사용.
- 예시 도구: Oracle Opera, Protel, OnQ, Travelclick 등.
본 매뉴얼을 통해 재무 사고 예방, 회계 감사 대비, 협력사 신뢰 구축, 업무 속도 향상을 기대할 수 있으며, 호텔 재무팀뿐만 아니라 예약, 영업, 객실 운영 부서 실무자 모두에게 필수적인 지식으로, 특히 커리어 초기의 직원에게 실질적인 업무 이해도와 숙련도를 배가시킬 수 있습니다.
