호텔 행사 기획 및 호텔 투어 매뉴얼입니다!
본 매뉴얼은 호텔 세일즈 및 마케팅 부서 직원들이 고객을 접대하고 호텔 투어를 진행하는 표준 절차를 설명합니다. 주요 목표는 효과적인 서비스 홍보를 통해 계약 성사를 유도하고, 장기 고객 유치에 기여하는 것입니다.
1. 고객 초청 및 사전 준비
- 고객 선택 및 초청: SNS, 이메일 캠페인, 타겟 광고 등 다양한 마케팅 채널을 통해 잠재 고객을 발굴하고, 관심 고객에게 직접 컨택합니다.
- 호텔 사전 준비: 쇼 라운드 전에 객실, 연회장, 부대시설(스파, 레스토랑 등) 등 모든 투어 장소를 점검하고 준비합니다.
- 프런트 사전 통보: 쇼 라운드 일정과 고객 도착 시간을 프런트 데스크에 사전 공유하여 원활한 고객 응대를 준비합니다.
- 호텔 브로셔 및 세일즈 키트 준비: 호텔 정보가 담긴 브로셔 및 최신 프로모션 내용이 포함된 세일즈 키트를 준비해 고객에게 전달할 준비를 마칩니다.
2. 고객 환영 및 호텔 투어
- 환영 인사: 총지배인 또는 세일즈 디렉터가 호텔 입구에서 고객을 직접 맞이합니다.
- 호텔 쇼 라운드 진행: 준비한 객실, 연회장, F&B 시설 등 호텔 주요 공간을 안내하고, 고객의 질문이나 우려사항을 신속히 해결합니다.
- 사전 점검된 쇼 룸 소개: 쇼 룸 상태를 사전에 확인하여 완벽하게 셋업된 상태로 고객에게 소개합니다.
3. 식음 접대 및 고객 응대
- 식음(F&B) 접대: 고객에게 호텔 레스토랑 또는 라운지에서 서비스를 제공합니다. 이 때 반드시 비용 청구 없는 주문서를 발행하고, 해당 청구서는 세일즈 담당자 서명과 함께 회계팀에 제출합니다.
- 직원 브리핑: 레스토랑, 커피숍, 바 등 관련 아웃렛 직원에게 VIP 고객 도착 사실을 미리 통보하고, 고객 성함을 적극적으로 사용하여 친절한 서비스를 제공합니다.
- 기념품 증정: 쇼 라운드 종료 시 호텔 로고가 부착된 소정의 기념품을 고객에게 전달합니다.
4. 이후 팔로업 및 업무 처리
- 비즈니스 팔로업: 쇼 라운드 중 논의한 주요 비즈니스 사항을 빠른 시일 내에 계획하고, 일정에 맞춰 실행합니다.
- 세일즈 시스템 업데이트: 쇼 라운드 결과 및 고객 피드백을 세일즈 및 케이터링 시스템에 상세히 기록합니다.
- 계약 협상: 예비 고객과 개별 니즈에 맞춘 계약 조건을 협의하고, 최종 계약을 체결합니다.
이 매뉴얼을 기반으로, 체계적이고 일관된 고객 접대 및 쇼 라운드 운영을 통해 고객 만족도를 높일 수 있으며, 호텔 상품에 대한 높은 이해도와 전문성 있는 응대로 계약 체결 가능성이 상승합니다. 결과적으로 고객과 장기적인 관계를 구축함으로써 호텔의 지속 가능한 성장에 기여할 수 있습니다.
