호텔에서의 기업 결제 및 직접 청구 절차와 이에 따른 계정 처리 방법을 설명합니다!
1. 신청 과정
- 기업이 호텔에서 직접 청구 또는 신용 거래를 이용하려면, 호텔 영업팀이 ‘기업 청구 승인서’를 호텔 신용 관리자나 재무 관리팀에 제출해야 합니다.
- 승인서에는 기업 또는 여행사 레터헤드로 작성되어야 하고, 승인 가능한 모든 직원의 이름 및 계정 관리자 정보를 포함해야 합니다.
2. 승인서 필수사항
- 숙박비와 같은 청구 항목에 대해 기업이 동의한 내용
- 정확한 기업 및 여행사의 청구 주소와 연락처 정보
3. 서류 보관
- 승인서를 복사해 예약부와 프런트데스크에 각각 한부를 보관합니다.
4. 계정 관리
- 회계부는 기업이나 여행사 프로파일에 계정 ID(AR)를 할당하여 연체 계좌로 청구 및 정산할 수 있게 합니다.
5. 청구 관리
- 많은 예약이 있는 경우 직접 청구 승인을 파일로 보관합니다.
- 기업이 지불하지 않을 경우 회계부가 예약팀과 프런트 데스크에 직접 청구 혜택을 중단 할 것을 알립니다.
6. 서비스 중지
- 기업의 미납금이 정산될 때까지 모든 신용 시설이 중단되며 이후 신용 관리자가 직접 청구 혜택 재개를 결정합니다.
예약 및 프런트 오피스 절차
- 승인 확인: 직접 청구가 승인되면 예약 부서는 승인서를 이용하여 모든 예약에 ‘직접 청구’ 스탬프를 찍습니다.
- 청구 승인 제한: 회계부의 사전 승인이 없는 경우는 직접 청구가 허용되지 않습니다.
- 체크아웃: 직접 청구 계좌는 체크아웃 시 손님의 서명이 필요하며, 이를 통해 대부분의 청구 분쟁을 예방할 수 있습니다.
이러한 절차는 호텔의 운영이 효율적으로 진행될 수 있도록 돕습니다. 이러한 절차에 따라 기업 고객과의 청구 절차를 관리함으로써 호텔은 더 매끄럽고 안정적인 서비스를 제공할 수 있습니다.
