객실 예약 변경 및 수정 절차 매뉴얼입니다!
호텔을 운영하면서 예약 변경 요청을 처리하는 것은 매우 중요한 작업입니다. 고객의 요구에 부응하고 원활한 서비스 제공을 위해 다음과 같은 절차를 준수하세요.
1. 기본 예약 정보 확인
- 고객이 예약 변경을 요청할 때, 먼저 기존 예약의 기본 정보를 확인합니다. (예: 고객 성명, 예약 번호, 연락처 등)
2. 고객 맞춤 서비스
- 고객의 이름을 자주 불러 친근함을 유지하세요.
- 이미 통화 중이라면 고객에게 전화 대기 승인을 받으세요.
3. 기존 예약 찾기
- 호텔 관리 소프트웨어에서 기존 예약 기록을 찾으세요.
- 고객과 함께 예약 상세 정보(예: 도착 및 출발 날짜, 예약 번호 등)를 다시 확인하세요.
4. 변경 사항 확인
- 고객에게 어떤 항목을 변경하고 싶은지 물어보세요.
- 예를 들어, 숙박 기간을 연장하거나 다른 날짜로 변경하고 싶은 경우가 있습니다.
5. 객실 및 요금 확인
- 예약 변경을 확인하기 전, 호텔의 객실 및 요금 가용성을 체크하세요.
- 초기 예약 요금이나 특별 패키지를 사용한 경우, 새로운 날짜에도 같은 요금이나 패키지가 적용 가능한지 확인하세요.
- 요금 변화나 패키지 변경이 있는 경우 고객에게 알려주세요.
6. 변경 사항 기록
- 시스템에서 예약 기록을 수정하세요.
- 변경된 숙박 정보에 대한 유효한 결제 방법을 받으세요.
- 필요시 요금 변경을 적용하세요.
7. 변경 확인서 발송
- 변경된 예약 내용을 명확히 보여주는 새로운 확인서를 생성하세요.
- 고객에게 이메일 또는 팩스로 수정된 예약 확인서를 보내주세요.
8. 친절한 인사
- 고객에게 오늘이 좋은 하루가 되길 바란다고 전하세요.
이 절차를 통해, 고객이 원하는 예약 변경을 원활히 진행하고, 호텔의 신뢰도를 높일 수 있습니다. 고객과의 소통에서 세심한 배려를 잊지 마세요!
